Archidat BouwNieuws - productnieuws - waarom-de-vries-en-verburg-kiest-voor-een-aparte-dms-oplossing-naast-het-erp-systeem
Javascript is uitgeschakeld

Waarom De Vries en Verburg kiest voor een DMS, náást het ERP systeem

Geplaatst: 04-12-2019
Waarom De Vries en Verburg kiest voor een DMS, náást het ERP systeem

De hoeveelheid informatie die binnen bouwbedrijven in omloop is, is op zijn zachts gezegd indrukwekkend te noemen. In elke fase van een bouwproject ontstaan nieuwe documenten. Het beheer daarvan vindt vaak plaats in meerdere softwaresystemen. Hoe efficiënt is dat eigenlijk? Bouwbedrijf De Vries en Verburg besloot op zoek te gaan naar één nieuwe totaaloplossing in de vorm van een ERP systeem, om meer synergie te bereiken.

Ton van der Spek (financieel directeur van De Vries & Verburg) vertelt: “We zochten één totaaloplossing voor ‘alles’ en kozen voor een ERP systeem gebaseerd op Microsoft Dynamics NAV. Hoewel heel tevreden over het ERP systeem, is de DMS-module in het ERP niet toereikend voor wat wij gewend zijn van DigiOffice. Het spreekwoordelijke schaap met vijf poten bleek niet te bestaan.”

De Vries en Verburg behoudt DigiOffice dus als gespecialiseerd document management systeem (DMS) naast het ERP. Waar heeft DigiOffice haar populariteit te danken?

Waarom (bouw)bedrijven kiezen voor een Document Management Systeem
Met een document management systeem beheer je de informatiestromen in een bedrijf. Bij ieder bouwproject ontstaan documenten, vanaf de inschrijving en het ontwerp tot aan de calculatie en realisatie. Om de beheersbaarheid van het bouwproces te vergroten, is het van belang grip te houden op deze informatie. Dat betekent dat je informatie snel op moet kunnen zoeken, waar je ook bent. En ook makkelijk moet kunnen delen met externen, op een veilige manier.

De keuze voor één geintegreerde totaaloplossing
Bouwbedrijf De Vries en Verburg uit Stolwijk is DigiOffice gebruiker van het eerste uur. Het bedrijf gebruikte ook andere software oplossingen, bijvoorbeeld om projecten te calculeren en om de boekhouding te doen. Zij besloten vanuit efficiëntie oogpunt om op zoek te gaan naar één systeem voor alles. “Als je met meerdere systemen werkt, wil je dat deze zo goed mogelijk met elkaar samenwerken. We hadden het gevoel dat dit efficiënter kon met een goed geintegreerde totaaloplossing. Dat is gelukt met 4PS Construct.” aldus van der Spek.

“Het schaap met vijf poten bleek niet te bestaan”
Tóch koos het bedrijf er voor DigiOffice te behouden, naast het ERP. Tijdens de implementatie van het ERP systeem werd al snel duidelijk dat de standaard DMS-module niet toereikend is.
“Niet alleen ging het maken, bewerken, verzenden, beheren en terugvinden van documenten in het ERP systeem minder prettig dan dat we van DigiOffice gewend waren,” vertelt Ton van der Spek, “maar DigiOffice regelt ook ons versiebeheer, bewaakt onze huisstijl en regelt de workflows van onze documenten. Bij dat laatste kun je denken aan bijvoorbeeld de opvolging van offertes of uren- en bonnenregistratie.”

Alle denkbare documentstromen in de bouw kunnen in DigiOffice beheerd en geautomatiseerd worden. Dat gaat verder dan een basis DMS functionaliteit, beaamt van der Spek: “Hoewel we op zoek waren naar één partij voor alles, bleek het spreekwoordelijke schaap met vijf poten niet te bestaan. We zijn tevreden over de ERP functionaliteiten, maar de DMS-module kwam te kort voor wat wij wensten. Daarom behouden wij DigiOffice naast het ERP systeem.”

Een DMS module in ERP of een apart DMS systeem?
Het is voor veel bedrijven een bekend dilemma. Kies je voor één geintegreerde softwareoplossing, dus een ERP met basis DMS functionaliteit? Of kies je voor een basis ERP systeem en breid je die uit met gespecialiseerde oplossingen zoals DigiOffice? Waar doe je goed aan, wat is voor jouw organisatie de meest toekomstbestendige keuze?

De Vries en Verburg kiest ervoor een specialistisch DMS te koppelen met het ERP systeem. De meest prangende vraag die dit oproept is: Waar stopt een basis DMS functionaliteit (zoals je die vaak in een ERP systeem ziet) en begint een specialistische oplossing als DigiOffice? Wat is de meerwaarde? In de whitepaper lees je hier alles over én waarom steeds meer bedrijven kiezen voor een dedicated DMS.

Whitepaper

Overig

Waarom buitengevelisolatie een goed idee is 21-01-2020
De vorm van ideeën met Knauf tijdens GEVEL 2020 20-01-2020
Nieuwe productcombinatie van Kawneer en Renson 20-01-2020
Deceuninck zet 2020 in met nieuwe reeks in kunststof en aluminium 16-01-2020
ROCKWOOL organiseert webinar 'Handvatten voor circulair bouwen' 14-01-2020
Step-oplossing VELUX Commercial wint Archiproducts Design Award 09-01-2020
Regelmatig de tuin omploegen: dit zijn de voordelen 23-12-2019
Marketing activiteiten waarmee bouwbedrijven in 2020 omzet verhogen 19-12-2019
Het isoleren van een plat dak met Utherm 17-12-2019
Piet van Loenhout nieuwe directeur Van de Vin Kozijnen 17-12-2019
 

Onze partners

  • Meuwissen Bouwprodukten
  • MBS Groep
  • UNILIN Insulation
  • Alsecco
  • VMRG
  • FOAMGLAS isolatie
  • Recticel Insulation
Sluit deze advertentie